Процессын сайжруулалт ба дахин инженерчлэл

Аливаа байгууллагын удирдлагын тогтолцоо, үйл ажиллагааны соёлын үндэс нь процесс юм. Байгууллага өсөн томорч, цахим шилжилт хийхийн хэрээр үйл ажиллагаагаа оновчтой зураглах, тасралтгүй сайжруулах нь амжилтын гол үндэс болдог.

Энэхүү нийтлэлээр процессыг хэрхэн зөв тодорхойлох, процессын сайжруулалт болон дахин инженерчлэлийн ялгаа, мөн байгууллагуудад нийтлэг гардаг алдаануудын талаар тайлбарлах болно.

Процессыг танин мэдэх, зөв тодорхойлох нь

Процессыг зөв таньж зураглах нь дахин инженерчлэл хийх хамгийн эхний бөгөөд чухал алхам юм.

❌ Түгээмэл алдаа: И-мэйл шалгах, бичиг дамжуулах гэх мэт хэт жижиг, салангид үйлдлүүдийг бие даасан процесс гэж андуурч тоолох, эсвэл эсрэгээрээ бүхэл бүтэн үйл ажиллагааг хэт ерөнхийлж орхих хандлага байдаг.
✅ Зөв хандлага: Байгууллага эхлээд эрхэм зорилгоо тодорхойлж, түүнд хүрэхэд чиглэсэн үндсэн болон дэмжих (хүний нөөц, санхүү гэх мэт) үйл ажиллагаагаа зааглан ялгах хэрэгтэй. Процессыг зураглахдаа:
- Ямар шат дамжлагаар явагддаг;
- Аль нэгж, хэн рүү шилждэг;
- Ямар суваг, систем ашигладаг;
- Ямар хууль, журамд үндэслэдэг болохыг нарийвчлан гаргах ёстой.

Процессын сайжруулалт ба дахин инженерчлэл

Энэ хоёр ойлголт нь хоорондоо ялгаатай зорилготой боловч нэг нь нөгөөгөө харилцан нөхөж байдаг ойлголтууд юм.

Процессын сайжруулалт (Process Improvement)

Энэ нь дотогшоо чиглэсэн, өөрөөр хэлбэл байгууллагын дотоод үйл явц дээр анхаарал хандуулан үр ашгийг нэмэгдүүлэх үйл явц юм. Үүнд:

Дотоод дүрэм, журмыг боловсронгуй болгох;
Ажилтнуудын ажлын ачааллыг тэнцвэржүүлэх;
Илүүц шат дамжлага, бичиг баримтын давхардлыг арилгах зэрэг багтана.

Процессын дахин инженерчлэл (Business Process Re-engineering - BPR)

Энэ нь гадагшаа чиглэсэн, өөрөөр хэлбэл эцсийн хэрэглэгчид хүрч буй үнэ цэн дээр суурилсан үйл явц юм. Үйлчилгээг илүү хүртээмжтэй, хялбар хүргэхийн тулд хуучин арга барилаа бүхэлд нь халж, ажлыг сууриар нь дахин загварчлах, цахимжуулах, шинээр бүтээх аргачлалууд үүнд хамаарна.

Процессыг оновчлохын бодит үр өгөөж

Процессыг зөв зураглаж, инженерчлэл хийснээр байгууллагын соёл болон хэрэглэгчдэд дараах бодит үр дүн гардаг.

Хүний нөөцийн оновчтой хуваарилалт: Хувь хүний субьектив үнэлгээнд бус, тухайн үйл явцад яг ямар ур чадвартай, хэдэн хүн шаардлагатайг тооцоолж, бүтцийн оновчтой өөрчлөлт хийх нөхцөл бүрдэнэ.
Ажлын ачааллын тэнцвэр: Нэг хэсэг нь хэт их ачаалалтай ажиллаж, нөгөө хэсэг нь сул зогсдог тэгш бус байдлыг арилгана.
Ил тод байдал ба засаглал: Процесс тодорхой болж, цахимжсанаар үйл ажиллагаа хүний хүчин зүйлээс хамааралтай байдал багасаж, хүнд суртал, авлигын эрсдэл (төрийн болон төрийн өмчит байгууллагад) буурна.
Хэрэглэгчийн туршлага (Customer Experience) сайжрах: Хэрэглэгчид үйлчилгээг ямар нэгэн чирэгдэлгүй, хүртээмжтэй бөгөөд хурдан шуурхай авах боломж бүрдэнэ.

Түгээмэл алдаа ба анхаарах асуудлууд

Дижитал шилжилт болон дахин инженерчлэлийг буруу ойлгож хэрэгжүүлбэл эсрэгээрээ байгууллагад хор хөнөөл учруулах эрсдэлтэй байдаг.

⚠️ Алдаа: “Муу процессыг цахимжуулах”

Сайжруулаагүй, эмх замбараагүй, илүүц алхам ихтэй хуучин процессыг шууд цахимжуулах нь системийн давхардал үүсгэдэг. Үр дүнд нь үйлчилгээ “цахимаар ч явдаг, цаасаар ч шаарддаг” давхар тогтолцоотой болж, ажилтны болон хэрэглэгчийн ачааллыг улам нэмэгдүүлдэг. Тиймээс эхлээд дотоод сайжруулалт (Improvement) хийж, дараа нь дахин инженерчлэл буюу цахимжуулах (Re-engineering) ажлыг хэрэгжүүлэх дарааллыг баримтлах ёстой.

Хэрэглэгчээ орхигдуулах (Digital Divide): Бүх зүйлийг цахимжуулах нь үргэлж зөв шийдэл байдаггүй. Интернэтгүй, ухаалаг төхөөрөмжгүй, эсвэл дижитал ур чадвар дутмаг зорилтот бүлгүүд үйлчилгээ авч чадахгүй орхигдох эрсдэлтэйг үргэлж тооцоолох шаардлагатай.
Системийн уялдаа сул байх (Silo effect): Нэг байгууллага дотроо маш сайн дахин инженерчлэл хийсэн ч, бусад холбогдох байгууллагатай мэдээллээ солилцдоггүй (интеграц хийгдээгүй) бол хэрэглэгчид үр дүн нь мэдрэгддэггүй. (Жишээ нь: E-Mongolia-гаас лавлагаа цахимаар авсан ч, дараагийн байгууллага нь түүнийг заавал цаасаар хэвлэж авчрахыг шаардах). Иймд процессыг салбарын түвшинд цогцоор нь харах хэрэгтэй.

Дүгнэлт: Тасралтгүй сайжруулах соёл

Аливаа байгууллага процессын удирдлагыг зөвхөн олон улсын стандарт (ISO), гэрчилгээ авах хэлбэр төдийгөөр хэрэгжүүлэх ёсгүй. Энэ нь байгууллагад тулгамдаж буй асуудлаа бодитоор оношилж, анхнаасаа үйл ажиллагаагаа цэгцтэй зураглах замаар ирээдүйд тогтвортой өсөж хөгжих байгууллагын соёл болох ёстой.